Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et de protection des données

1. Responsable du traitement

Outpostoak est responsable des données personnelles traitées dans le cadre de sa boutique Shopify destinée principalement au marché français. La présente politique couvre la navigation, les commandes de mobilier et d’articles pour la maison, la création éventuelle d’un compte client, les échanges avec le service client, le paiement, la livraison, les retours et les remboursements.

Outpostoak détermine les finalités essentielles de ces traitements. Les prestataires techniques, de paiement et de transport ne reçoivent que les données nécessaires à leur mission. Lorsqu’un prestataire détermine lui-même certaines finalités imposées par son activité, il agit sous sa propre responsabilité pour ces traitements.

2. Données collectées, finalités et caractère obligatoire

Pour une commande, Outpostoak traite le nom, les coordonnées de contact, l’adresse de livraison, les informations de facturation nécessaires, les produits commandés, les montants, les références et statuts de transaction, les informations de livraison et les données nécessaires à un retour ou remboursement. Les champs indiqués comme obligatoires lors de la commande sont indispensables à la vente et à sa livraison ; leur absence empêche le traitement de la commande. Les informations non signalées comme obligatoires restent facultatives.

Lorsqu’un compte client est créé si cette fonction est disponible, les données d’identification, de connexion et d’historique nécessaires au fonctionnement du compte sont utilisées uniquement pour permettre son accès et la gestion des achats.

Lors d’un contact avec le service client, Outpostoak traite le nom, l’adresse électronique, le numéro de commande lorsqu’il est utile, le contenu du message et les documents transmis volontairement. Une information nécessaire pour identifier la commande ou répondre à la demande peut être indispensable ; les données sans rapport avec la demande ne sont pas exigées.

Pendant la navigation, des données techniques strictement nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité peuvent être traitées, notamment l’adresse IP, le type d’appareil ou de navigateur, les identifiants de session, les journaux techniques et les données permettant de maintenir un panier ou de sécuriser une connexion.

Les données liées à la commande, au paiement, à la livraison et au service après-vente sont utilisées pour exécuter la relation contractuelle. Les données nécessaires à la facturation et à la conservation de justificatifs répondent aux obligations applicables. Les traitements de sécurité et de prévention des abus reposent sur l’intérêt légitime d’Outpostoak. Tout traitement nécessitant un accord préalable repose sur le consentement.

3. Cookies et traceurs

Les traceurs strictement nécessaires à la sécurité, à l’authentification lorsqu’elle est utilisée, au maintien du panier ou à une fonction expressément demandée peuvent fonctionner sans consentement préalable lorsqu’ils restent limités à cette finalité.

Aucun traceur non nécessaire ne doit être activé avant une action positive de l’utilisateur. Le silence, la poursuite de la navigation ou une case précochée ne constituent pas un consentement. Lorsqu’un choix est proposé, accepter et refuser doivent être possibles avec le même niveau de simplicité. Le refus d’un traceur non essentiel n’empêche pas l’utilisation des fonctions indispensables à la navigation et à la commande.

Le consentement peut être retiré à tout moment depuis l’outil de gestion des préférences de cookies du site. Le choix d’acceptation ou de refus est conservé pendant six mois, sauf changement important nécessitant un nouveau choix. Les traceurs strictement nécessaires sont conservés uniquement pendant la durée justifiée par leur fonction.

4. Shopify, paiement et livraison

La boutique utilise l’infrastructure Shopify. Shopify traite, pour le compte d’Outpostoak, les données nécessaires à l’hébergement, au fonctionnement technique, à la sécurité et au traitement des commandes selon les fonctions utilisées. Pour certaines opérations qu’il détermine pour ses propres obligations de sécurité, de conformité ou de fonctionnement, Shopify peut agir sous sa propre responsabilité.

Les données de paiement sont transmises au prestataire affiché au moment du règlement. Outpostoak utilise les informations nécessaires au suivi de la transaction, notamment le montant, le statut et la référence de paiement, mais n’a pas vocation à conserver le numéro complet d’une carte lorsque celui-ci est traité directement par le prestataire. Ce dernier reste responsable de ses propres traitements liés à l’autorisation et à la sécurité du paiement.

Pour la livraison, seules les données nécessaires sont communiquées au transporteur chargé du colis. Selon l’expédition, il peut s’agir de USPS, DHL Express, UPS ou FedEx. Les données peuvent comprendre le nom, l’adresse de livraison, les coordonnées utiles, la référence d’envoi et le suivi. Les transporteurs non chargés de la commande ne reçoivent pas ces informations de livraison.

5. Partage et transferts internationaux

Outpostoak ne vend pas les données personnelles et ne les communique pas à des tiers pour des finalités étrangères aux opérations décrites ici.

En raison de l’adresse d’Outpostoak au Japon, de l’infrastructure Shopify et des prestataires pouvant intervenir dans le paiement ou le transport, certaines données peuvent être traitées hors de l’Espace économique européen. Ces transferts sont limités au nécessaire et encadrés par un mécanisme assurant un niveau de protection approprié, notamment une décision d’adéquation lorsqu’elle s’applique ou des garanties contractuelles reconnues, complétées si nécessaire par des mesures de sécurité supplémentaires.

6. Conservation, archivage et suppression

Les données nécessaires à la gestion des commandes et à la facturation sont conservées pendant la relation commerciale puis, pour les pièces comptables et justificatives concernées, pendant dix ans. Les données d’un compte client sont conservées tant que le compte reste actif, sous réserve des informations devant être archivées séparément.

Les échanges avec le service client sont conservés pendant le traitement de la demande puis, lorsqu’un suivi ou la défense de droits le justifie, au maximum trois ans après sa clôture. Les journaux techniques de sécurité sont conservés au maximum douze mois, sauf nécessité liée à l’analyse d’un incident déterminé. Les choix relatifs aux cookies sont conservés six mois.

À l’expiration de la durée applicable, les données sont supprimées, anonymisées de manière irréversible ou placées en archivage à accès restreint lorsqu’une conservation reste nécessaire. Les sous-traitants doivent supprimer ou restituer les données à l’issue de leur mission selon les conditions applicables à leur traitement.

7. Sécurité et violation de données

Outpostoak met en œuvre des mesures adaptées aux risques, comprenant la limitation des accès, la protection des accès administratifs et des transmissions, la gestion des habilitations, la maintenance des systèmes et des sauvegardes appropriées.

Toute violation de données est documentée et analysée. Lorsqu’elle présente un risque pour les droits et libertés des personnes, Outpostoak la notifie à la CNIL dans les meilleurs délais et, lorsque requis, au plus tard dans les 72 heures suivant sa connaissance. En cas de risque élevé, les personnes concernées sont également informées rapidement de la nature de l’incident, de ses conséquences probables et des mesures de protection recommandées.

8. Droits des personnes

Toute personne concernée peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement lorsque les conditions sont réunies, la limitation d’un traitement, la portabilité lorsque ce droit s’applique, ou s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Elle peut retirer à tout moment un consentement donné, sans remettre en cause les traitements réalisés avant ce retrait.

La demande s’effectue par e-mail à clearsupport@outpostoak.com en précisant le droit exercé et les informations permettant d’identifier les données concernées. Une pièce d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire.

Outpostoak répond en principe dans un délai d’un mois. Si une demande est complexe ou nombreuse, ce délai peut être prolongé de deux mois ; la personne en est informée dans le premier mois avec le motif de cette prolongation. En cas de refus total ou partiel, les raisons sont communiquées. Toute personne peut également adresser une réclamation à la CNIL.

9. Contact

E-mail : clearsupport@outpostoak.com

Téléphone : +81 709 304 82 31

Adresse postale : 4-7 Takagi, Minamisawamata, Fukushima-shi, Fukushima 960-8254, Japon

Service client : du lundi au vendredi, de 10:00 à 18:00. Le service client est fermé le week-end et les jours fériés.