Procédure de contrôle du mobilier à la réception

Procédure de contrôle du mobilier à la réception

1. Objet du contrôle à la livraison

La présente procédure s’applique aux sièges et meubles de détente, tables, consoles et meubles d’entrée, meubles de rangement et articles pour la maison commandés auprès d’Outpostoak et livrés à une adresse en France.

Le contrôle effectué lors de la remise permet d’identifier rapidement une anomalie visible : colis déchiré, écrasé ou ouvert, choc apparent, quantité incorrecte, référence différente, élément manquant ou détérioration visible du meuble. Il facilite également la distinction entre un incident de transport, une erreur de préparation et un défaut propre au produit.

Le contrôle à la livraison ne remplace pas l’examen plus complet pouvant être réalisé après déballage. L’absence de réserve formulée immédiatement ne prive pas automatiquement le consommateur de ses droits lorsqu’un dommage, un défaut ou une non-conformité est découvert ultérieurement.

2. Avant d’accepter le colis

Au moment de la remise, il est recommandé de vérifier, dans la mesure raisonnablement possible :

- le nombre de colis remis ;

- l’identité du destinataire et les références visibles de l’envoi ;

- l’état général du carton, de la caisse ou des protections ;

- la présence de perforations, écrasements, déchirures, zones humides ou ouvertures anormales ;

- les traces de choc importantes sur les angles ou les faces ;

- toute différence manifeste entre le colis attendu et celui présenté.

Pour un meuble volumineux ou composé de plusieurs colis, le client peut comparer le nombre d’unités remises avec les informations de suivi disponibles. Une livraison partielle n’est pas nécessairement une perte si les différents colis circulent séparément ; en cas de doute, il convient de conserver les références de suivi et de contacter Outpostoak.

3. Vérification raisonnable en présence du transporteur

Lorsque les conditions de remise permettent un contrôle, le client est invité à examiner l’état apparent du colis et du produit accessible sans démontage ni manipulation disproportionnée.

Il n’est pas demandé au client de monter intégralement un meuble, d’ouvrir un rembourrage ou de démonter une partie fixée pour effectuer cette vérification. L’objectif est d’identifier les défauts immédiatement visibles sans créer de dommage supplémentaire.

Si le transporteur permet l’ouverture du colis, le client peut vérifier les surfaces principales, les angles, les éléments apparents et la présence des pièces immédiatement accessibles. Si cette vérification ne peut pas être réalisée au moment de la remise, il est recommandé d’ouvrir et d’examiner le colis dès que possible après réception.

4. Formulation de réserves

Lorsqu’un dommage ou un manque est visible, les réserves inscrites sur le document de livraison doivent être précises et décrire ce qui est réellement constaté.

Des mentions détaillées telles que « carton enfoncé sur l’angle droit, plateau visible rayé » ou « un colis reçu sur deux indiqués » sont plus utiles qu’une formule générale telle que « sous réserve de déballage ».

Lorsque le document est électronique, le client doit utiliser, si elle est disponible, la zone prévue pour enregistrer ses observations avant de valider la réception.

Il est recommandé de conserver une copie, une photographie ou une capture de l’accusé de réception comportant les réserves.

5. Refus d’un colis manifestement endommagé

Le client peut refuser un colis lorsque l’état visible laisse raisonnablement penser que le produit a subi un dommage important ou lorsqu’un produit manifestement différent de celui commandé est présenté.

En cas de refus, il est conseillé d’indiquer le motif de manière précise sur le document du transporteur et d’en informer rapidement Outpostoak avec le numéro de commande.

Un refus motivé par un dommage visible est traité comme un incident de livraison. Il ne doit pas être confondu avec un simple changement d’avis. Un client qui souhaite exercer un retour sans motif doit en informer clairement Outpostoak selon la procédure de retour applicable.

6. Photographies et conservation des éléments utiles

Lorsqu’une anomalie est constatée, des photographies prises avant toute réparation ou modification facilitent l’examen du dossier. Il est utile de photographier :

- le colis dans son ensemble ;

- l’étiquette de transport ;

- la zone endommagée de l’emballage ;

- les protections intérieures ;

- la partie concernée du meuble ;

- une vue d’ensemble permettant de situer le défaut.

L’emballage et les protections doivent être conservés pendant l’examen lorsque cela est raisonnablement possible. Ils peuvent aider à déterminer si le dommage est lié à un choc de transport ou s’il était indépendant de l’emballage.

Le client ne doit pas modifier volontairement les éléments de preuve ni aggraver le dommage pour en faciliter la photographie.

7. Contrôle après déballage

Après réception, le meuble doit être déballé avec précaution. Il convient d’éviter l’utilisation d’une lame directement au contact du tissu, du bois, du panneau, du métal ou d’une partie rembourrée.

Avant le montage, il est recommandé de vérifier :

- la référence et l’aspect général du produit ;

- la présence des pièces principales ;

- les éléments de fixation fournis ;

- les surfaces visibles ;

- l’absence de fissure, déformation ou casse apparente ;

- la cohérence des points de fixation ;

- la présence de la notice ou des instructions lorsqu’elles sont fournies avec le produit.

Si une pièce paraît cassée, mal percée, incompatible ou anormalement déformée, le montage doit être interrompu avant de forcer, percer, coller, couper ou modifier l’élément.

8. Mobilier rembourré

Pour les sièges et éléments souples, une compression temporaire, de légers plis ou une répartition irrégulière du volume peuvent résulter de l’emballage et du transport. Ces phénomènes ne constituent pas automatiquement un dommage.

En revanche, une déchirure, une couture ouverte, une tache importante, un élément structurel cassé, un rembourrage exposé ou une déformation anormale clairement liée à un choc doivent être documentés.

Le client doit éviter de chauffer fortement, découper, ouvrir ou modifier un rembourrage avant l’examen lorsqu’un défaut est suspecté.

9. Répartition des responsabilités

Outpostoak reste responsable de la bonne exécution de la livraison jusqu’à la prise de possession physique du produit par le consommateur ou par un tiers qu’il a désigné, autre que le transporteur chargé par Outpostoak.

Selon l’envoi, USPS, DHL Express, UPS ou FedEx peut assurer le transport. Un incident imputable au transporteur peut être traité entre Outpostoak et ce prestataire sans imposer au consommateur de résoudre lui-même leur relation contractuelle.

Après la remise, les dommages résultant d’une chute, d’un déplacement inadapté, d’un montage incorrect, d’un serrage excessif, d’une modification, d’une surcharge ou d’un entretien inapproprié sont distingués des dommages de transport et des défauts présents lors de la réception.

10. Anomalie découverte après le départ du transporteur

Un défaut ou dommage découvert après le départ du livreur doit être signalé à Outpostoak dès que possible afin de faciliter les vérifications.

Le client doit transmettre le numéro de commande, le produit concerné, une description précise et les photographies disponibles. L’absence de réserve lors de la livraison n’entraîne pas, à elle seule, le rejet automatique d’une demande.

Lorsqu’un défaut concerne la conformité du produit, son examen reste distinct des formalités relatives au transport. Les meubles bénéficient d’une garantie de conformité de deux ans à compter de leur livraison.

11. Colis manquant ou livraison indiquée comme effectuée

Si le suivi indique qu’un colis a été livré alors que le client ne l’a pas reçu, il est recommandé de vérifier l’adresse de livraison communiquée, les éventuelles informations de remise disponibles et, le cas échéant, si le colis a été réceptionné par la personne désignée.

Si le colis reste introuvable, le client doit contacter Outpostoak avec le numéro de commande et la référence de suivi. Outpostoak peut ouvrir les vérifications nécessaires auprès du transporteur.

Pour une commande comportant plusieurs colis, chaque numéro de suivi doit être vérifié séparément avant de conclure à une perte.

12. Délais de commande, livraison, retour et remboursement

Le traitement d’une commande avant expédition est de 1 à 3 jours ouvrés. Après expédition, la livraison est prévue sous 5 à 8 jours ouvrés.

Les prix affichés incluent les taxes applicables. La livraison standard est gratuite pour une commande d’un montant égal ou supérieur à 177,99 €. Pour une commande inférieure à 177,99 €, les frais de livraison standard sont de 7,99 €. Aucun coût supplémentaire n’est ajouté en dehors des frais de livraison affichés avant validation de la commande.

Outpostoak accorde un délai de retour sans motif de 30 jours pour les produits éligibles. Lorsqu’un remboursement est émis, son apparition sur le moyen de paiement d’origine intervient normalement sous 3 à 5 jours ouvrés selon l’établissement de paiement.

13. Contact

E-mail : clearsupport@outpostoak.com

Téléphone : +81 709 304 82 31

Adresse postale : 4-7 Takagi, Minamisawamata, Fukushima-shi, Fukushima 960-8254, Japon

Service client : du lundi au vendredi, de 10:00 à 18:00. Le service client est fermé le week-end et les jours fériés.